Junior Documentbeheerder Zuidasdok voor de gemeente Amsterdam

Functieomschrijving:

In de rol van Junior Documentbeheerder werk je  voor het documentbeheer van het project onder functionele aansturing van de Senior Adviseur Informatiebeheer.

Werkzaamheden

• Je draagt mede zorg voor het informatiebeheer van het project en borgt dat archiefwaardige documenten ontsloten en overgedragen kunnen worden naar de moederorganisaties Rijkswaterstaat, ProRail en gemeente Amsterdam; het realiseren van een projectarchief dat voldoet aan de kwaliteitseisen  de moeders hieraan stellen (o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata);
• Je voert toetsen uit op de naleving van de procedures binnen de diverse teams en rapporteert hierover aan het management;
• Je beheert en actualiseert een lijst met High Value Documenten en toetst minimaal twee keer per jaar of deze documenten zich in het projectarchief bevinden;
• Je geeft trainingen en/of cursussen om te borgen dat projectmedewerkers de benodigde kennis van het DMS hebben;
• Je doet controleslagen op bestaande dossiers;
• Je ondersteunt de verschillende teams binnen de projectorganisatie in het juist vastleggen van informatie/documenten in het DMS en/of het gebruik van het DMS.

Gemeentelijke organisatie
De gemeentelijke organisatie bestaat uit vier clusters, een bestuurs- en concernstaf en zeven bestuurscommissies (stadsdelen). De stadsdelen besturen samen met de gemeenteraad, burgemeester en wethouders de stad Amsterdam. De clusters Ruimte en Economie, Sociaal, Dienstverlening en Informatie en Interne Dienstverlening bestaan uit afdelingen die expertise hebben op een specifiek terrein, zoals sport, jeugd of parkeren. Zij werken beleid uit tot stadsbrede kaders waarbinnen de stadsdelen het uitvoerende werk kunnen doen. Ook bieden zij directe ondersteuning aan bewoners die dit nodig hebben, bijvoorbeeld op het gebied van participatie of werk. De stadsdelen houden zich onder andere bezig met de inrichting van straten en pleinen, groen en parken, inzamelen van huishoudelijk afval en welzijnswerk in de buurt. Ze zorgen ervoor dat wat ze doen, past bij de behoeften in hun stadsdeel en bij het beleid voor de hele stad. Meer informatie over de gemeentelijke organisatie is te vinden op: https://www.amsterdam.nl/

De opdrachtgever(s)
Het project Zuidasdok heeft als hoofddoel om de bereikbaarheid van de Amsterdamse Zuidas en het noordelijk deel van de Randstad in de toekomst te kunnen blijven garanderen. Dit is nodig voor de verdere realisatie van Zuidas als integraal onderdeel van de Metropoolregio Amsterdam. Het project omvat de uitbreiding van station Zuid, het verbreden van de A10 Zuid met extra rijstroken, het ondergronds brengen van de snelweg ter hoogte van het centrumgebied van Zuidas en de herinrichting van de openbare ruimte. Daarnaast worden ook de knooppunten Nieuwe Meer en Amstel worden aangepast. In februari 2017 is het realisatiecontract (design & construct) contract gegund aan de aannemerscombinatie ZuidPlus.

Het project Zuidasdok is een samenwerkingsverband tussen de  Rijksoverheid (Rijkswaterstaat en ProRail) en regionale overheden (Gemeente Amsterdam, Vervoerregio Amsterdam en Provincie Noord-Holland). De projectorganisatie Zuidasdok is namens de opdrachtgevers verantwoordelijk voor de voorbereiding en realisatie van het project. De projectorganisatie is ingericht conform het IPM-model en bestaat naast de Projectdirecteur uit de onderdelen Technisch Management, Uitvoeringsmanagement, Omgevingsmanagement, Projectbeheersing en Contractmanagement.

Harde eisen:

• Je hebt in de afgelopen 2 jaar geen ambtelijke aanstelling gehad bij de gemeente Amsterdam.
• Je bent in het bezit van een erkende HBO diploma. 
• Je hebt minimaal ½  jaar werkervaring in vergelijkbare functies.
• Je hebt ervaring met Sharepoint als DMS.

Wensen:

• Je hebt een  diploma archiefschool, diploma IDM of  diploma  HMDI.
• Je hebt ervaring met verandermanagement.
• Je hebt ervaring met het geven van cursus en/ of training.

Persoonlijke competenties:

• Zelfstarter
• Pragmatisch
• Stevig in je schoenen
• Communicatief vaardig