Projectondersteuner Strategie voor VNG

Plaatsingsdatum:

23-07-2020 13:23:23

Opdrachtgever:

VNG

Sluitingsdatum:

05-08-2020

Locatie:

Den Haag

Startdatum:

10 augustus 2020

Duur van de opdracht:

Tot 31 december 2020 met optie op verlenging tot max 3 jaar

Contractvorm:

ZZP

Tarief/Salarisindicatie:

In overleg

Functieomschrijving:

1.1 Over VNG Realisatie

De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) werkt aan een krachtige lokale overheid. VNG Realisatie stelt daarbij de lokale uitvoering van de maatschappelijke opgaven door gemeenten centraal.

Onder meer door het actief participeren in de netwerken van gemeenten en hun partners, daar samenwerking te stimuleren via ‘samen organiseren’ en waar mogelijk standaarden te ontwikkelen die de dienstverlening van gemeenten verbeteren.

Zo draagt VNG Realisatie bij aan vier gemeentelijke speerpunten:

werken als één overheid, met leden en partners, aan het oplossen van maatschappelijke vraagstukken op sociaal, fysiek en veiligheidsdomein;
verbeteren van de dienstverlening;
een efficiënte en wendbare organisatie;
anticiperen op de toekomst.

1.2 Over Bedrijfsvoering

Het basisteam bedrijfsvoering ondersteunt de VNG Realisatie organisatie. Dit betreft secretariële ondersteuning, projectsecretariaat, personeelsbeleid, kwaliteitsborging, communicatie en financiën. Doelstelling is om de medewerkers van VNG Realisatie zodanig te ontzorgen dat ze zich optimaal kunnen richten op de dienstverlening aan gemeenten.

Het secretariaat bestaat uit de officemanager, vijf lijnsecretaresses, vier projectondersteuners en twee algemene medewerkers secretariaat.

1.3 Basisteam Strategie

Het Basisteam Strategie richt zich op de vraag hoe VNG Realisatie blijft aansluiten op de voor gemeenten relevante uitvoeringsvraagstukken. Het team telt drie onderdelen. Strategie en domeinregie signaleert relevante trends en ontwikkelingen voor VNG Realisatie, die bijvoorbeeld afkomstig zijn uit de VNG-organisatie, uit gemeenten of die voortvloeien uit nieuwe wetgeving. Innovatiekracht richt zich op de gezamenlijke minnovatie met gemeenten. Analyses gaat na wat de gevolgen van nieuwe wet- en regelgeving zijn voor gemeenten. Zo ondersteunen we niet alleen de invoering ervan, maar leveren we ook argumenten voor het proces van belangenbehartiging. Zo zorgen we voor een betere verbinding tussen uitvoering en beleid.

1.4 Omschrijving van de opdracht

Het doel van de inzet van projectondersteuning is dat werkzaamheden van secretariële-administratieve-, organisatorische- en planmatige aard worden uitgevoerd ter ondersteuning van Strategie bij VNG Realisatie.

1.5 Werkzaamheden en verantwoordelijkheden

Proactief beheer (signaleren, acties uitzetten en voorbereidend werk) van de mailbox van de manager;

Prioriteren van de mails en waar mogelijk ook zelfstandig afhandelen. Daarmee inhoudelijk ondersteunen in de mailafhandeling zodat de betreffende manager de meest prioritaire zaken krijgt voorgelegd;

- Beheren van een complexe agenda van de manager;

- Het organiseren van bijeenkomsten en overleggen, zorgdragen voor het tijdig klaarzetten (tevens in Ibabs) van presentaties, op- en afbouw van vergaderruimten/locaties;

- Voorbereiding, inhoudelijke deelneming en verslaglegging van vergaderingen;

- Acties bijhouden en bewaken van lopende activiteiten;

- Het ondersteunen van basisteamleden en hen attenderen op momenten dat activiteiten starten, onderhoud vergen of afgerond kunnen worden (procesondersteuning);

- Het bewaken en zorgdragen van de voortgang van meerdere projecten, projectbudgetten en de projectadministratie;

- Workflow van documenten op orde stellen en archiveren van (digitale) documenten;
- Aanmelden en ontvangen van bezoekers;

- Onderhouden van telefonische contacten met gemeenten, leveranciers, etc.;

- Ondersteunen van collega’s op het secretariaat.

1.6 Resultaat van de opdracht

De projectondersteuner werkt met meerdere collega’s aan de Realisatie van resultaten bij VNG Realisatie. Daarnaast is de projectondersteuner dienstbaar, ontzorgd, jaagt na en weet zijn of haar plaats in de dynamiek van alledag. Bijeenkomsten zijn tiptop in orde, de administratie is op orde, publicaties op tijd en afgestemd met communicatie en collega’s voelen zich gesteund, begrepen en geholpen. Geen werk is te veel en er zijn weinig woorden benodigd.

Je neemt initiatief, denkt vooruit en bewaakt de voortgang van de projecten. Je denkt pro-actief mee met de innovatie adviseurs en projectleden. Daarnaast verzorg je de administratie en rapportage gedurende het gehele proces van de verschillende projecten. Ook wordt er van je verwacht dat je meedenkt waar verbeteringen kunnen worden aangebracht.

Harde eisen:

Minimaal 2 jaar aantoonbare ervaring op HBO werk- en denkniveau, blijkend uit cv en werkervaring;

Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in een vergelijkbare functie zoals omschreven in deze offerteaanvraag;

Minimaal 2 jaar ervaring met het beheren van mailboxen;

Minimaal 2 jaar ervaring met complex agendabeheer;

Minimaal 2 jaar ervaring met het Microsoft-Officepakket (Word, Excel, Powerpoint en Outlook);

Minimaal 2 jaar aantoonbare ervaring met Ibabs en MS Teams;

Minimaal 2 jaar ervaring in een vergelijkbare functie in een bestuurlijke omgeving, bijv. koepelorganisatie in een middelgrote tot grote gemeente;

Minimaal 2 jaar ervaring in het bewaken van de voortgang van meerdere projecten en projectbudgetten;

Minimaal 2 jaar ervaring met Agile;

Minimaal 2 jaar aantoonbare ervaring met schrijven en bewaken van financiële rapportages.

Wensen:

Werkervaring als projectondersteuner, PMO of junior projectmedewerker.
Minimaal 2 jaar ervaring in een vergelijkbare functie in een bestuurlijke omgeving, bijv. koepelorganisatie in een middelgrote tot grote gemeente (blijkend uit CV).
Minimaal 2 jaar ervaring in het bewaken van de voortgang van Tussen 2 en 3 jaar = 20 punten 16,6% 6 meerdere projecten en projectbudgetten.
Kennis van gemeentelijke dienstverlening in een politiek bestuurlijk krachtenveld in gemeentelijke context.
Affiniteit met strategische of innoverende programma’s en projecten. Licht dit toe in de motivatiebrief.
Aantoonbare ervaring met het uitvoeren van werkzaamheden in een politiek bestuurlijk krachtenveld in gemeentelijke context.